Niniejsza Polityka prywatności opisuje zasady przetwarzania danych osobowych użytkowników serwisu instalbud.waw.pl oraz osób kontaktujących się z Instalbud Warszawa Sp. z o.o. za pośrednictwem formularza, poczty elektronicznej, telefonu lub innych kanałów kontaktu dostępnych w Serwisie.
1. Administrator danych osobowych
Administratorem danych osobowych jest Instalbud Warszawa Sp. z o.o. z siedzibą przy ul. Tytusa Chałubińskiego 8, 00-694 Warszawa, wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0000950010, NIP 7011072490, REGON 521113784, dalej jako „Administrator” lub „Instalbud”.
W sprawach dotyczących prywatności i przetwarzania danych osobowych można skontaktować się z Administratorem:
- e-mail: biuro@instalbud.waw.pl,
- telefon: +48 517 153 322,
- korespondencyjnie: ul. Tytusa Chałubińskiego 8, 00-694 Warszawa.
2. Jakie dane możemy przetwarzać
Zakres przetwarzanych danych zależy od sposobu korzystania z Serwisu i rodzaju kontaktu z Administratorem. W szczególności mogą to być:
- imię i nazwisko lub nazwa firmy,
- adres e-mail i numer telefonu,
- miejscowość lub lokalizacja planowanej inwestycji,
- informacja o rodzaju usługi i opis planowanych prac,
- dane i informacje zawarte w załącznikach przesłanych wraz z formularzem, np. zdjęcia, projekt lub przedmiar,
- dane zawarte w korespondencji e-mail lub przekazane podczas rozmowy telefonicznej,
- dane techniczne związane z korzystaniem z Serwisu, takie jak adres IP, informacje o przeglądarce, urządzeniu, systemie operacyjnym, data i czas żądania oraz informacje zapisywane w logach serwera.
Prosimy o nieprzesyłanie w formularzu ani w załącznikach danych, które nie są potrzebne do przygotowania odpowiedzi lub oceny planowanego zakresu prac, w szczególności danych szczególnych kategorii w rozumieniu art. 9 RODO.
3. Cele i podstawy prawne przetwarzania
Dane osobowe mogą być przetwarzane w następujących celach:
- obsługa zapytania, kontakt i przygotowanie wyceny lub oferty – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO, jeżeli kontakt zmierza do zawarcia umowy lub podjęcia działań na żądanie osoby przed jej zawarciem, a w pozostałych przypadkach na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO, tj. prawnie uzasadnionego interesu Administratora polegającego na prowadzeniu korespondencji i udzielaniu odpowiedzi;
- zawarcie i wykonanie umowy – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO;
- realizacja obowiązków prawnych, księgowych, podatkowych i dokumentacyjnych – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO;
- ustalanie, dochodzenie lub obrona przed roszczeniami – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO, jako prawnie uzasadniony interes Administratora;
- zapewnienie bezpieczeństwa Serwisu, wykrywanie nadużyć oraz diagnostyka techniczna – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO;
- przetwarzanie oparte na zgodzie – wyłącznie w przypadkach, w których wyraźnie poprosimy o zgodę; podstawą będzie wtedy art. 6 ust. 1 lit. a RODO, a zgodę można wycofać w dowolnym momencie bez wpływu na zgodność z prawem wcześniejszego przetwarzania.
4. Formularz wyceny i kontakt z Administratorem
Formularz dostępny w Serwisie służy do przesyłania zapytań dotyczących instalacji elektrycznych, automatyki budynkowej, systemów audio-video, teletechniki oraz pozostałych usług oferowanych przez Instalbud.
Pola oznaczone jako wymagane są niezbędne do obsługi zapytania. Pozostałe dane użytkownik podaje dobrowolnie. Brak danych wymaganych może uniemożliwić przesłanie formularza lub przygotowanie odpowiedzi.
Załączniki przesyłane przez formularz są wykorzystywane wyłącznie w celu analizy zapytania, przygotowania odpowiedzi, wyceny lub dalszej realizacji uzgodnionych prac. Przed przesłaniem dokumentów lub zdjęć należy upewnić się, że użytkownik jest uprawniony do ich przekazania oraz że nie zawierają danych osób trzecich, które nie są potrzebne do obsługi sprawy.
5. Odbiorcy danych
Dane mogą być przekazywane wyłącznie podmiotom, które wspierają Administratora w prowadzeniu działalności i obsłudze Serwisu, w zakresie niezbędnym do realizacji danego celu. Mogą to być w szczególności:
- dostawcy hostingu, serwerów, kopii zapasowych i usług utrzymania strony internetowej,
- dostawcy usług poczty elektronicznej i narzędzi IT, w tym usług Google Workspace wykorzystywanych do obsługi poczty firmowej,
- podmioty świadczące usługi serwisowe, informatyczne i cyberbezpieczeństwa,
- biura rachunkowe, doradcy, kancelarie prawne lub ubezpieczyciele – jeżeli jest to niezbędne w związku z realizacją obowiązków prawnych, umowy lub ochroną roszczeń,
- organy publiczne i inne podmioty uprawnione do otrzymania danych na podstawie obowiązujących przepisów prawa.
Podmioty przetwarzające dane w imieniu Administratora działają na podstawie odpowiednich umów i zgodnie z poleceniami Administratora.
6. Okres przechowywania danych
Dane są przechowywane nie dłużej, niż jest to potrzebne do realizacji celu, dla którego zostały zebrane. W szczególności:
- dane z zapytań i korespondencji – przez czas potrzebny do obsługi sprawy, a następnie przez okres uzasadniony możliwością ponownego kontaktu lub do upływu terminów przedawnienia ewentualnych roszczeń;
- dane związane z realizacją umowy – przez okres jej wykonywania, a następnie przez czas wymagany przepisami prawa oraz do upływu terminów przedawnienia roszczeń;
- dokumenty księgowe i podatkowe – przez okres wynikający z obowiązujących przepisów;
- logi techniczne i dane związane z bezpieczeństwem – przez okres wynikający z konfiguracji systemów i potrzeb bezpieczeństwa, nie dłużej niż jest to niezbędne do realizacji tych celów;
- dane przetwarzane na podstawie zgody – do czasu jej wycofania, chyba że istnieje inna podstawa prawna dalszego przetwarzania.
7. Prawa osób, których dane dotyczą
Na zasadach określonych w RODO osobie, której dane dotyczą, może przysługiwać prawo do:
- dostępu do swoich danych oraz uzyskania ich kopii,
- sprostowania danych,
- usunięcia danych,
- ograniczenia przetwarzania,
- przenoszenia danych – jeżeli spełnione są przesłanki przewidziane w RODO,
- wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na art. 6 ust. 1 lit. f RODO, z przyczyn związanych ze szczególną sytuacją osoby,
- wycofania zgody w dowolnym momencie, jeżeli przetwarzanie odbywa się na jej podstawie.
W celu realizacji praw można skontaktować się z Administratorem na adres biuro@instalbud.waw.pl. Administrator może poprosić o informacje pozwalające potwierdzić tożsamość osoby składającej żądanie, jeżeli będzie to niezbędne do ochrony danych przed ujawnieniem osobie nieuprawnionej.
8. Prawo wniesienia skargi
Jeżeli osoba uzna, że jej dane osobowe są przetwarzane niezgodnie z przepisami, ma prawo wnieść skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
Aktualne dane kontaktowe organu nadzorczego są dostępne na stronie uodo.gov.pl.
10. Usługi i treści podmiotów zewnętrznych
Serwis korzysta z usług podmiotów zewnętrznych, które mogą otrzymywać dane techniczne niezbędne do wyświetlenia treści lub świadczenia usługi.
- Google Fonts – czcionki wykorzystywane w warstwie wizualnej Serwisu są pobierane z serwerów Google, co może wiązać się z przekazaniem dostawcy m.in. adresu IP oraz informacji technicznych o połączeniu.
- Google Maps – na stronie kontaktowej może być wyświetlana osadzona mapa Google. Po otwarciu strony zawierającej mapę przeglądarka może nawiązać połączenie z usługami Google i przekazać dane techniczne, w tym adres IP. Google może stosować własne pliki cookies i podobne technologie zgodnie ze swoimi zasadami.
Informacje o zasadach prywatności Google są dostępne pod adresem policies.google.com/privacy.
11. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy
Niektórzy dostawcy usług IT lub ich podwykonawcy mogą przetwarzać dane poza Europejskim Obszarem Gospodarczym. Jeżeli dochodzi do takiego transferu, Administrator lub właściwy dostawca stosuje mechanizmy przewidziane w rozdziale V RODO, w szczególności decyzję Komisji Europejskiej stwierdzającą odpowiedni stopień ochrony, standardowe klauzule umowne lub inne prawnie dopuszczalne zabezpieczenia – zależnie od konkretnego przypadku.
12. Logi serwera i bezpieczeństwo
Podczas korzystania z Serwisu serwer może automatycznie zapisywać informacje techniczne dotyczące żądań kierowanych do strony, w tym adres IP, datę i czas połączenia, typ przeglądarki, system operacyjny, adres żądanego zasobu oraz informacje o błędach. Dane te są wykorzystywane w celu zapewnienia ciągłości działania, diagnozowania problemów, ochrony przed nadużyciami oraz poprawy bezpieczeństwa Serwisu.
13. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji i profilowanie
Administrator nie podejmuje wobec użytkowników decyzji w sposób wyłącznie zautomatyzowany, w tym nie stosuje profilowania, które wywoływałoby wobec osoby skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na nią wpływało.
14. Bezpieczeństwo danych
Administrator stosuje odpowiednie środki techniczne i organizacyjne służące ochronie danych osobowych przed przypadkowym lub niezgodnym z prawem zniszczeniem, utratą, zmianą, nieuprawnionym ujawnieniem lub dostępem. Zakres stosowanych zabezpieczeń jest dostosowywany do charakteru danych, sposobu ich przetwarzania oraz identyfikowanych ryzyk.
15. Linki do innych stron
Serwis może zawierać odnośniki do stron producentów, partnerów technologicznych lub innych podmiotów zewnętrznych. Po przejściu na taką stronę użytkownik podlega zasadom prywatności określonym przez jej operatora. Administrator nie odpowiada za treść ani zasady przetwarzania danych stosowane przez niezależne serwisy zewnętrzne.
16. Zmiany Polityki prywatności
Polityka prywatności może być aktualizowana w przypadku zmian w Serwisie, sposobie przetwarzania danych, wykorzystywanych usługach lub obowiązujących przepisach prawa. Aktualna wersja dokumentu jest publikowana na tej stronie wraz z datą ostatniej aktualizacji.
17. Kontakt w sprawach prywatności
W przypadku pytań dotyczących niniejszej Polityki prywatności lub zasad przetwarzania danych osobowych prosimy o kontakt z Instalbud Warszawa Sp. z o.o. pod adresem biuro@instalbud.waw.pl lub telefonicznie pod numerem +48 517 153 322.